Grupo Iberoamericano de Bioseguridad
ESTATUTOS
1. Generalidades
a) El Grupo Iberoamericano de Bioseguridad en adelante BioGib tendrá un carácter de asesoramiento exclusivamente científico y técnico.
b) La adhesión al GRUPO de cualquier institución, centros o laboratorio de países iberoamericanos de habla hispana o portuguesa, como miembro de pleno derecho con voz y voto, será abierta y sin condicionantes de ningún tipo (político, económico, social, etc.). Esta adhesión se solicitará formalmente por escrito.
c) Las empresas comerciales privadas, podrán participar en los eventos divulgativos o formativos organizados por el GRUPO en concepto de asesoramiento.
2. Estructura
a) Podrá estar integrado por instituciones, centros y laboratorios relacionados y en los que se apliquen medidas de bioseguridad y biocontención de carácter estatal y privado.
b) Cada país podrá tener tantos representantes como instituciones, centros y laboratorios diferentes existan.
c) Cada institución, centro o laboratorio podrá tener tantos representantes como estime oportuno.
d) Se nombrará un presidente, un vicepresidente, un secretario técnico y cuatro vocales, que formarán la Junta Directiva del Grupo.
e) Los cargos de Presidente, Vicepresidente y Secretario Técnico no podrán recaer en ningún caso en miembros del Grupo con coincidencia en la misma institución, centro o laboratorio.
f) La Junta Directiva se disolverá en cada reunión del Grupo (2 años), nombrándose una nueva. Por decisión del Grupo, podrá haber repetición de todos los miembros en la nueva Junta Directiva. La vicepresidencia preferentemente ocupará la presidencia de la siguiente Junta Directiva.
3. Funciones de la Junta Directiva
Presidente
a) Cumplir y hacer cumplir los estatutos y dirigir todas las actividades del Grupo.
b) Representar legalmente al Grupo
c) Velar por el cumplimiento de las decisiones aprobadas en las reuniones de la Junta Directiva
d) Emitir los documentos elaborados por el Grupo
e) Definir la pauta, convocar y dirigir las reuniones de la Junta Directiva.
f) Dirigir los eventos promovidos por el Grupo
g) Constituir comisiones o grupos de trabajo, cuando sea necesario
h) Delegar responsabilidades en los demás miembros de la Junta Directiva.
Vice-Presidente
i) Sustituir al Presidente en su ausencia y colaborar con él e sus diferentes funciones
j) Ejercer actividades y asumir responsabilidades delegadas por el Presidente
k) Promover iniciativas que vayan a favor de los objetivos del Grupo.
Secretário Técnico
l) Auxiliar en la elaboración y divulgación de las informaciones técnicas relevantes del Grupo
m) Auxiliar en la elaboración de programas de cursos y eventos promovidos por el Grupo.
n) Ejercer actividades y asumir responsabilidades delegadas por el Presidente
o) Promover iniciativas que vayan a favor de los objetivos del Grupo
p) Elaborar las actas de las reuniones del Grupo
q) Divulgar a todos los miembros las acciones y programaciones del Grupo, promover una integración y facilitar la comunicación entre los miembros
r) Auxiliar en el apoyo logístico en la realización de encuentros y reuniones del Grupo
s) Organizar y archivar toda la documentación inherente a las actividades del Grupo
t) Ejercer actividades y asumir responsabilidades delegadas por el Presidente
u) Promover iniciativas que vayan a favor de los objetivos del Grupo.
Vocales
v) Contribuir técnicamente en los eventos y demás acciones promovidas por el Grupo.
w) Ejercer actividades y asumir responsabilidades delegadas por le Presidente.
x) Promover iniciativas que vayan a favor de los objetivos del Grupo.
4. Decisiones a tomar – Método
a) Las decisiones a tomar por el Grupo en cuanto a su desarrollo, actividades a realizar, relaciones técnicas con otros grupos nacionales o internacionales, objetivos a alcanzar o cualquiera que sea de interés para su funcionamiento, se llevará a cabo por votación.
b) Una Institución, Centro o Laboratorio público o privado podrá disponer de varios representantes y estos podrán de forma individual participar en las discusiones internas del Grupo.
c) Cuando sea necesaria una votación con el fin de poder llegar a una conclusión conjunta, esta se establecerá por instalaciones, es decir cada Institución, Centro o Laboratorio independientemente del número que sea por país, dispondrá de un solo voto.
d) Serán válidos los votos de las instalaciones, Instituciones, Centros, Laboratorios presentes en cada reunión, no de las ausentes, salvo delegación de voto o motivo suficientemente justificado.
e) Será motivo especial de votación entre los miembros:
- La formación o disolución del GRUPO,
- La designación de la Junta Directiva
- El establecimiento de relaciones internacionales con otros grupos similares, en que grado de colaboración y en que términos,
- La asistencia a futuras reuniones o Workshops, de empresa privadas especialistas en la materia, que puedan ofrecer ventajas o conocimiento de interés a los miembros del GRUPO. La asistencia a las reuniones del GRUPO, deberá ser discutido y aprobado por al menos el 75% de la mayoría de los miembros.
f) Las decisiones internas alcanzadas relacionadas con cuestiones internas del Grupo que no afecten a la representación del Grupo en o ante otras organizaciones, se adoptarán por mayoría simple (51%).
g) El presidente, vicepresidente o ambos, podrán actuar en representación del GRUPO en diferentes eventos o como integrantes de otros grupos especializados de ámbito mayor, siempre y cuando las intervenciones que puedan afectar al funcionamiento o estabilidad del GRUPO hayan sido aprobadas por la mayoría de sus integrantes en al menos un 75%.
h) Las empresas comerciales privadas, no podrán participar en las reuniones internas del Grupo, excepto cuando surja una cuestión fundamental para la marcha del GRUPO en cuyo caso podrán participar exclusivamente en la decisión específica a adoptar, con voz pero sin voto.
5. Actas
a) El Acta Provisional de cada reunión del Grupo, deberá ser enviada por el Secretario vía correo electrónico a todos los miembros del Grupo, en los 10 días posteriores a la celebración de la reunión.
b) Durante un periodo de 10 días, cualquier miembro podrá hacer rectificaciones aclaratorias al Acta Provisional y que por error no hubieran sido recogidas durante el desarrollo de la reunión. Dichas rectificaciones podrán ser discutidas con el miembro del Grupo que las haya realizado antes de su desaprobación o incorporación al Acta Definitiva.
c) El Acta Definitiva deberá estar finalizada y firmada por el Presidente, Vicepresidente y Secretario Técnico del Grupo como máximo 20 días después de la celebración de la reunión. El Acta Definitiva será enviada a todos los miembros del Grupo vía correo electrónico con posterioridad.
6. Aplicaciones de acuerdos alcanzados
a) Los posibles consensos alcanzados en el desarrollo de las reuniones en referencia a la búsqueda o idoneidad en la adopción de soluciones técnicas o de procedimiento a problemas de bioseguridad y/o biocontención planteados en las diferentes instalaciones, estarán dirigidas a ofrecer asesoramiento técnica.
b) En ningún caso tendrán un carácter vinculante en su aplicación. Serán de tipo informativo y de aplicación voluntaria, siempre en la línea de poder ofrecer las mejores y mas apropiadas soluciones, pero siendo conscientes de que cada instalación supone una realidad única y por lo tanto diferente a las demás.
7. Reuniones
a) El Grupo se reunirá bienalmente (cada 24 meses), excepto conveniencia o causa justificada.
b) Cada reunión del Grupo se realizará en un país e instalación diferente. El país donde se vaya a realizar la siguiente reunión del Grupo, se encargará de la organización y la adecuación de medios físicos (locales) y técnicos que puedan garantizar la celebración de las reuniones.
8. Financiación
a) En cada reunión a celebrar, cada institución, centro o laboratorio financiará con sus propios recursos económicos los desplazamientos de sus miembros.
b) Si en algún momento existiese una aportación económica al Grupo, proveniente de instituciones internacionales o empresas privadas interesadas, esta será en concepto de apoyo logístico a las actividades del Grupo. La junta Directiva en este caso, tendrá potestad para decidir su aplicación.
c) En el caso en el que por alguna razón suficientemente justificada, los recursos económicos puedan estar dirigidos a financiar total o parcialmente desplazamientos de miembros del Grupo o invitados, su uso deberá ser discutido y aprobado por al menos el 75% de la mayoría de los miembros del GRUPO. En este caso, se deberá poner esta situación en conocimiento de todos los miembros del Grupo vía sitio web, correo electrónico u otro medio disponible para que cada miembro pueda expresar su opinión y destino de los fondos. La Junta Directiva una vez recogida la información enviada, adoptará la medida de uso que haya resultado, en cumplimiento del porcentaje establecido. En la siguiente reunión a celebrar. La Junta Directiva aportará a los miembros del Grupo, la documentación obtenida objeto de la decisión.
d) Las aportaciones económicas que sean entregadas por estas instituciones o empresas sin un objetivo claro y determinado, el Grupo decidirá su uso preferentemente y en el siguiente orden en:
- Establecimiento, generación o compra de sistemas de divulgación del Grupo y sus actividades (Discos compactos, folletos, etc.).
- Alquiler de locales para las actividades del Grupo.
- Compra de insumos para el desarrollo de las reuniones o actividades del Grupo.
- Pago de cafetería para apoyo a reuniones bienales o periódicas.
- Otras necesidades del Grupo de carácter común.
e) En ningún caso los recursos económicos aportados o a aportar por empresas privadas, quedarán en depósito en ninguna de las instalaciones, instituciones o países miembros. Corresponderá a las empresas privadas su custodia y uso a favor del GRUPO.
9. Incorporaciones al Grupo
a) El Grupo establecerá un listado de sus miembros que será actualizado cada vez que se produzca una nueva incorporación. En dicho listado aparecerá la institución incorporada y al menos una dirección de correo electrónico que permita una comunicación rápida y efectiva en caso de necesidad.
b) No existirá plazo de inscripción al Grupo. En cualquier momento cualquier institución, centro o laboratorio de países iberoamericanos de habla hispana o portuguesa que cumpla con las características exigidas a los miembros del GRUPO podrá solicitar su incorporación al Grupo.
a) La solicitud se dirigirá al Presidente o Vicepresidente del GRUPO y en ella se hará constar como mínimo el país y lugar de ubicación, las características de la Instalación, el nivel de Biocontención o Bioseguridad implementado y el interés de la Institución, Centro o Laboratorio en la incorporación al GRUPO y su compromiso firme de participación en el mismo.
d) La solicitud vendrá firmada por el responsable de la Institución, Centro o Laboratorio.
La Habana, 29 de Marzo de 2010.